Workflow-Beispiel 2

Einführung

Dieses Beispiel umfasst zwei Benutzer, Alice und Bob, die jeweils Vorsitzende und Schriftführer eines Ausschusses sind. Der Workflow umfasst die Erstellung und Genehmigung von Tagesordnungen und Protokollen von Ausschusssitzungen. Charlie ist ein Ausschussmitglied, das Zugriff auf Ausschussunterlagen erhält, sobald diese veröffentlicht werden. Der Workflow wird nur im Frontend verwendet.

Benutzergruppen

Zunächst neue Benutzergruppen erstellen, alle als Unterelemente von Registriert.

• Committee Ein Unterelement von Registriert
• Chair Ein Unterelement von Committee
• Secretary Ein Unterelement von Committee

Benutzerzugriffsebene

• Eine neue Ebene Committee erstellen und Committee zu den Benutzergruppen mit Anzeigeberechtigung hinzufügen.
• In der Zugriffsebene Spezial Committee zu den Benutzergruppen mit Anzeigeberechtigung hinzufügen.

Benutzer erstellen

• Alice in der Gruppe Chair.
• Bob in der Gruppe Secretary.
• Charlie in der Gruppe Committee.

Den Workflow erstellen

• Name Committee Workflow
• Beschreibung Workflow zur Erstellung von Ausschussunterlagen.
• Berechtigungen
  • Committee Alle auf Vererbt gesetzt, nicht erlaubt (vererbt).
  • Chair Alle auf Erlaubt gesetzt, außer Löschen. Vielleicht …
  • Secretary Alle auf Erlaubt gesetzt, außer Löschen und Status bearbeiten.

Die Workflow-Phasen erstellen

• Draft
  • Notiz Unterlagen in Vorbereitung.
  • Berechtigungen Alle auf Vererbt belassen.
• Review
  • Notiz Unterlagen, die auf Genehmigung warten.
  • Berechtigungen Alle auf Vererbt belassen.
• Publish
  • Notiz Veröffentlichte Unterlagen.
  • Berechtigungen Alle auf Vererbt belassen.

Die Workflow-Übergänge erstellen

Entwurf zu Review

Dies ist der normale Vorwärtsübergang in der Abfolge der Phasen.

• Name Entwurf/Review
• Reiter Übergang
  • Aktuelle Phase Entwurf
  • Zielphase Review
  • Notiz Übergang zur nächsten Phase.
• Reiter Übergangsaktionen
  • Hauptstatus - Nichts ausgewählt -
  • Veröffentlichungsstatus - Nichts ausgewählt -
• Reiter Benachrichtigung
  • Benachrichtigung senden Ja Empfänger benötigen die Einstellung Systemmails empfangen, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten.
  • Zusätzlicher Nachrichtentext Etwas Spezifisches zu diesem Workflow?
  • Benutzergruppen Vorsitz
  • Benutzer Eine Alternative zur Verwendung von Benutzergruppen.
• Reiter Berechtigungen Alles auf Vererbt gesetzt.

Review zu Entwurf

Dies ist die Rückkehr zu einer vorherigen Phase in der Abfolge, die aufgerufen wird, wenn der Vorsitzende weitere Arbeit durch die Sekretärin/den Sekretär benötigt. Die Formularfelder ähneln den Feldern von Entwurf/Review, außer dass die Notiz sowie Aktuelle Phase und Zielphase vertauscht sind.

Review zu Veröffentlichen

Dies ist der Übergang, der den Status eines Eintrags von Nicht veröffentlicht zu Veröffentlicht ändert. Nur der Vorsitz hat die Berechtigung, diese Änderung vorzunehmen.

• Name Review/Veröffentlichen
• Reiter Übergang
  • Aktuelle Phase Review
  • Zielphase Veröffentlichen
  • Notiz Der letzte Übergang zur Veröffentlichung.
• Reiter Übergangsaktionen
  • Hauptstatus - Nichts ausgewählt -
  • Veröffentlichungsstatus Veröffentlicht
• Reiter Benachrichtigung
  • Benachrichtigung senden Ja Empfänger benötigen die Einstellung Systemmails empfangen, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten.
  • Zusätzlicher Nachrichtentext Ein Ausschusspapier wurde veröffentlicht und ist nun zur Ansicht verfügbar.
  • Benutzergruppen Ausschuss
  • Benutzer Eine Alternative zur Verwendung von Benutzergruppen.
• Reiter Berechtigungen
  • Sekretär/in Übergang ausführen auf Verweigert setzen.

Veröffentlichen zu Review

Dies ist ein Wechsel von Veröffentlicht zurück zu Review. Ist das wirklich notwendig? Ein veröffentlichter Beitrag kann weiterhin durch die Sekretärin/den Sekretär oder den Vorsitz bearbeitet werden. Vielleicht wurde ein Ausschusspapier mit sensiblen Daten versehentlich veröffentlicht.

Falls erforderlich, einen Übergang ähnlich dem Übergang Review zu Veröffentlichen erstellen, aber mit vertauschten Phasen, wobei Übergangsaktionen / Veröffentlichungsstatus auf Nicht veröffentlicht gesetzt wird und ein allgemeiner Zusätzlicher Nachrichtentext-Text verwendet wird.

Archivieren

Dies ist der Übergang, der ausgeführt wird, wenn ein Ausschusspapier nicht mehr benötigt wird. In der Workflow bleibt er in der Phase „Veröffentlichen“, aber der Status des Beitrags wird von Veröffentlicht zu Archiviert geändert.

• Name Archivieren
• Reiter „Übergang“
  • Aktuelle Phase Veröffentlichen
  • Zielphase Veröffentlichen
  • Notiz Status des Eintrags von Veröffentlicht zu Archiviert ändern.
• Reiter „Übergangsaktionen“
  • Hauptstatus – Nichts ausgewählt –
  • Veröffentlichungsstatus Archiviert
• Reiter „Benachrichtigung“
  • Benachrichtigung senden Nein Dies ist kein Übergang, der eine Aktion erfordert.
• Reiter „Berechtigungen“
  • Secretary Übergang ausführen auf Verweigert setzen.

Eine neue Kategorie erstellen

• Titel Committee
• Workflow Committee Workflow aus der Liste der Workflows auswählen.
• Berechtigungen
  • Author, Editor und Publisher: Alle auf Nicht erlaubt gesetzt oder bei Nicht erlaubt (Vererbt) belassen.
  • Committee: Alle bei Vererbt belassen.
  • Chair: Alle außer Löschen auf Erlaubt gesetzt.
  • Secretary: Alle außer Löschen und Status bearbeiten auf Erlaubt gesetzt,

Einen Menüeintrag erstellen

• Titel Committee Papers
• Menüeintragstyp Kategorieliste
• Kategorie auswählen Committee
• Zugriff Committee

Die Website überprüfen

Nacheinander als Alice, Bob, Charlie und ein Super Benutzer anmelden, um zu sehen, was sie jeweils sehen können:

Alice, Bob und Charlie können den Menüeintrag sehen, aber niemand sonst, nicht einmal ein Super Benutzer. Nach Auswahl des Menüeintrags können Alice und Bob eine Tabelle der Ausschusspapiere sehen, einschließlich derer, die noch nicht veröffentlicht wurden. Charlie kann nur eine Tabelle der veröffentlichten Ausschusspapiere sehen oder eine erklärende Nachricht, falls keine veröffentlicht wurden.

Alice und Bob können außerdem für jeden Beitrag einen Bearbeiten-Link sowie eine Schaltfläche Neuer Beitrag sehen. Dies wird normalerweise von Bob genutzt, um ein Ausschusspapier zu erstellen, aber auch Alice kann das tun.

Um ein Committee-Papier zu erstellen und zu veröffentlichen

• Als Secretary anmelden und auf der Seite Committee Papers die Schaltfläche Neuer Beitrag wählen.
• Text eingeben und Speichern. Dies kann über mehrere Bearbeitungssitzungen erfolgen, eventuell über mehrere Tage oder Wochen hinweg. Der Beitrag bleibt unveröffentlicht und in der Phase Entwurf, bis...
• Den Tab Veröffentlichung im Bearbeitungsformular wählen und die Workflow-Phase auf den Übergang Entwurf/Review setzen.
• Speichern & Schließen wählen, um den Übergang auszuführen.
• Die Arbeit des Secretary ist für den Moment abgeschlossen, und eine Nachricht wurde an den Committee Chair gesendet.
• Der Chair meldet sich an, prüft, ob das Papier bereit für Review ist, und nutzt den Übergang Review/Veröffentlichen, um das Papier zu veröffentlichen. Die Arbeit des Chair ist für den Moment abgeschlossen, und eine Nachricht wird an die Committee-Mitglieder gesendet.
• Committee-Mitglieder können sich anmelden und auf das veröffentlichte Papier zugreifen.