Datenschutz-Workflow

Erstellen einer Anfrage

Die Bearbeitung von Anfragen zu personenbezogenen Daten ist der Hauptzweck der Datenschutzkomponente. Benutzer können eine Zusammenfassung ihrer personenbezogenen Daten anfordern oder die vollständige Entfernung all ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Eine Anfrage kann entweder von einem angemeldeten Benutzer über das Anfrageformular oder von einem Super Benutzer erstellt werden.

In diesem Zusammenhang bezeichnet „Benutzer“ jede Einzelperson oder Organisation, die eine Anfrage gestellt hat, unabhängig davon, ob ein registriertes Benutzerkonto besteht. So können beispielsweise Anfragen an den Website-Administrator von Einzelpersonen oder Organisationen gestellt werden, die der Website als Kontakte hinzugefügt wurden.

Personenbezogene Daten basieren auf E-Mail-Adressen, und die automatische Verarbeitung beschränkt sich auf Erweiterungen, die Datenschutzfunktionen melden.

WICHTIG Um Informationsanfragen erstellen und bearbeiten zu können, MUSS Ihre Website E-Mails versenden können, da der Inhaber der Informationen die Anfrage bestätigen muss.

Anfrage eines angemeldeten Benutzers

Registrierte Benutzer können eine Informationsanfrage über einen Menüeintrag Datenschutz-Informationsanfrage stellen, der nur nach der Anmeldung verfügbar ist. Ein guter Ort für einen solchen Link ist dasselbe Menü, in dem sich auch ein Link zur Datenschutzerklärung der Website befindet. Ein Fußzeilenmenü am Ende der Website wird oft bevorzugt. Beim Absenden einer Informationsanfrage muss der Benutzer Folgendes angeben:

• Den Anfragetyp: Export oder Entfernen, ausgewählt aus der Dropdown-Liste.

Nach dem Absenden erscheint entweder eine Meldung, dass die Anfrage angenommen wurde und eine Bestätigungs-E-Mail unterwegs ist:

oder dass Ihre Informationsanfrage konnte nicht erstellt werden. Für diese E-Mail-Adresse und diesen Anfragetyp besteht bereits eine aktive Informationsanfrage. Bitte wenden Sie sich an den Website-Inhaber, um Informationen zum Stand dieser Anfrage zu erhalten.

Erstellung durch einen Super Benutzer

Über die Seite Datenschutz: Informationsanfragen kann jeder Super Benutzer eine neue Informationsanfrage erstellen. Dies ist der einzige Weg, Informationsanfragen für Benutzer zu erstellen, die KEIN Benutzerkonto auf der Website besitzen. So wird eine Anfrage erstellt:

• Benutzer → Datenschutz → Anfragen im Administrator-Menü auswählen.
• Schaltfläche Neu in der Werkzeugleiste wählen.
• Im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben.
• Im Feld Anfragetyp Export oder Entfernen aus der Dropdown-Liste auswählen.
• Speichern & Schließen.

Nach der Erstellung kann die Anfrage nicht mehr bearbeitet werden. Sie kann nur noch für ungültig erklärt oder bearbeitet werden.

Bestätigen einer Anfrage

Sobald eine Anfrage erstellt wurde, unabhängig davon, wie sie erstellt wurde, erhält der Benutzer eine E-Mail mit einem Link zu einem Bestätigungsformular.

Der Benutzer muss den in der E-Mail enthaltenen Token eingeben und das Formular absenden. Der Token ist 24 Stunden gültig. Wird eine Anfrage innerhalb dieses Zeitraums nicht bestätigt, wird sie in der Liste der Datenschutzanfragen als Ungültig markiert, und es muss eine neue Anfrage gestellt werden.

Sobald der Benutzer die Anfrage bestätigt, erhalten die Super Benutzer eine E-Mail mit dem Hinweis, dass eine Aktion erforderlich ist.

• Benutzer → Datenschutz → Anfragen im Administrator-Menü auswählen.
• Anfragen, die eine Aktion erfordern, werden als Bestätigt markiert.

Verarbeiten einer Exportanfrage

Sobald eine Exportanfrage bestätigt wurde, stehen Super Benutzern zwei Aktionen zur Verfügung.

• Daten exportieren: Dies sammelt alle Daten für das Subjekt der Informationsanfrage und erstellt eine XML-Datei, die auf den Computer heruntergeladen wird. Dies ist nützlich, damit Website-Betreiber den Datenexport überprüfen können, bevor er an den Benutzer gesendet wird.
• Datenexport per E-Mail senden: Dies sammelt alle Daten für das Subjekt der Informationsanfrage, erstellt eine XML-Datei (die gleiche, die durch die Aktion „Daten exportieren“ erzeugt wird), und sendet eine E-Mail an den Benutzer mit der exportierten Datendatei als Anhang.

Wichtig: Die Export-Aktion kann nur Daten aus Erweiterungen sammeln, die Datenschutz-Unterstützung bieten. Daher sollte der Super Benutzer, der die Anfrage bearbeitet, den Export überprüfen und bei Bedarf Daten ergänzen, die in Erweiterungen gespeichert sind, welche personenbezogene Daten speichern, aber keine Datenschutz-Unterstützung bieten.

Verarbeiten einer Löschanfrage

Sobald eine Löschanfrage bestätigt wurde, steht Super Benutzern nur eine Aktion zur Verfügung.

• Daten löschen: Dieser Vorgang anonymisiert und/oder entfernt Daten, die sich auf das betroffene Subjekt beziehen. Bei Anfragen, bei denen der Informationseigentümer auch ein registriertes Benutzerkonto besitzt, werden dabei der Name, der Benutzername und die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos anonymisiert, das Benutzerkonto wird für die Anmeldung gesperrt und der Benutzer wird, falls er zum Zeitpunkt der Bearbeitung angemeldet ist, von der Website abgemeldet.

Wichtig: Die Lösch-Aktion kann nur Daten aus Erweiterungen sammeln, die Datenschutz-Unterstützung bieten. Daher sollte der Super Benutzer, der die Anfrage bearbeitet, den Export überprüfen und bei Bedarf manuell Daten anonymisieren oder entfernen, die in Erweiterungen gespeichert sind, welche personenbezogene Daten speichern, aber keine Datenschutz-Unterstützung bieten.

Nach Auswahl der Schaltfläche Daten löschen erscheint die Bestätigungsmeldung Daten entfernt, die Liste Datenschutz: Informationsanfragen bleibt davon jedoch unverändert. Die Benutzerdaten werden entfernt oder anonymisiert, nicht jedoch die Daten in den Tabellen #__action_logs, #__messages und #__privacy_requests (siehe unten).

Abschließen einer Anfrage

Nachdem die Anfrage bearbeitet wurde, sollte sie als abgeschlossen markiert werden. Dies zeigt an, dass die Anfrage erfüllt wurde und keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind.

• In der Liste Datenschutz: Informationsanfragen die E-Mail-Adresse der zu bearbeitenden Anfrage auswählen.
• Im Formular Datenschutz: Informationsanfrage überprüfen:
  • Die Daten überprüfen.
  • Die entsprechende Schaltfläche Export, E-Mail oder Löschen in der Symbolleiste auswählen, falls dies nicht bereits in der Listenansicht erfolgt ist.
• Die Schaltfläche Abschließen in der Symbolleiste auswählen (oder die Schaltfläche Ungültig machen, falls die Anfrage als ungültig eingestuft wird),

Abschließend

Um Daten aus den Benutzeraktivitäten zu entfernen:

• Benutzer → Benutzeraktivitäten aus dem Administrator-Menü auswählen.
• Nach dem Benutzernamen oder der E-Mail-Adresse des gelöschten Benutzers suchen.
• Das Kontrollkästchen Alle Einträge auswählen aktivieren.
• Die Schaltfläche Löschen in der Symbolleiste auswählen.

Um private Nachrichtendaten und Datenschutzanfragedaten zu entfernen:

• Es gibt innerhalb von Joomla keine einfache Möglichkeit, diese Datentypen stapelweise zu entfernen. Die schnellste Methode besteht darin, den Benutzernamen (die E-Mail-Adresse) in der Datenbank mit phpMyAdmin zu suchen und die entsprechenden Datensätze dort zu löschen. Hier ein Beispiel-Screenshot:

Weiterführende Informationen

• Entwicklerhandbuch für die Datenschutz-Toolsuite