Workflow Voorbeeld 2

Inleiding

Dit voorbeeld betreft twee gebruikers, Alice en Bob, die respectievelijk de voorzitter en secretaris van een commissie zijn. De workflow betreft de voorbereiding en goedkeuring van agenda's en notulen van commissievergaderingen. Charlie is een commissielid dat toegang krijgt tot commissiedocumenten zodra deze zijn gepubliceerd. De workflow gebruikt alleen de voorkant.

Gebruikersgroepen

Maak eerst nieuwe gebruikersgroepen aan, allemaal onderliggend aan Geregistreerd.

• Commissie Onderliggend aan Geregistreerd
• Voorzitter Onderliggend aan Commissie
• Secretaris Onderliggend aan Commissie

Gebruikerstoegangsniveau

• Maak een nieuw niveau, Commissie en voeg Commissie toe aan de gebruikersgroepen met weergavetoegang.
• Voeg in het Speciaal toegangsniveau Commissie toe aan de gebruikersgroepen met weergavetoegang.

Gebruikers Aanmaken

• Alice in de groep Voorzitter.
• Bob in de groep Secretaris.
• Charlie in de groep Commissie.

De Workflow Aanmaken

• Naam Commissie Workflow
• Beschrijving Workflow voor de voorbereiding van commissiedocumenten.
• Rechten
  • Commissie Allemaal ingesteld op Overgenomen Niet toegestaan (overgenomen).
  • Voorzitter Allemaal ingesteld op Toegestaan behalve Verwijderen. Misschien...
  • Secretaris Allemaal ingesteld op Toegestaan behalve Verwijderen en Status bewerken.

De Workflow Fases Aanmaken

• Concept
  • Notitie Documenten in voorbereiding.
  • Rechten Allemaal op Overgenomen gelaten.
• Herziening
  • Notitie Documenten in afwachting van goedkeuring.
  • Rechten Allemaal op Overgenomen gelaten.
• Publiceren
  • Notitie Documenten gepubliceerd.
  • Rechten Allemaal op Overgenomen gelaten.

Transities voor de Workflow Maken

Concept naar Herziening

Dit is de normale voorwaartse transitie in de volgorde van fases.

• Naam Concept/Herziening
• Tabblad Transitie
  • Huidige fase Concept
  • Doelfase Herziening
  • Notitie Transitie naar volgende fase.
• Tabblad Transitieacties
  • Status speciaal - Niets geselecteerd -
  • Publicatiestatus - Niets geselecteerd -
• Tabblad Melding
  • Stuur melding Ja Ontvangers moeten Systeem e-mails ontvangen ingeschakeld hebben om e-mailmeldingen te ontvangen.
  • Aanvullende berichttekst Iets specifieks voor deze workflow?
  • Gebruikersgroepen Voorzitter
  • Gebruikers Een alternatief voor het gebruik van Gebruikersgroepen.
• Tabblad Rechten Alles ingesteld op Overgenomen.

Herziening naar Concept

Dit is de terugkeer naar een vorige fase in de volgorde, uitgevoerd wanneer de Voorzitter meer werk van de Secretaris vraagt. De formuliervelden zijn vergelijkbaar met de velden van Concept/Herziening, behalve dat de Notitie en de Huidige fase en Doelfase omgekeerd zijn.

Herziening naar Publiceren

Dit is de transitie die de status van een item wijzigt van Gedepubliceerd naar Gepubliceerd. Alleen de Voorzitter heeft het recht om deze wijziging te maken.

• Naam Herziening/Publiceren
• Tabblad Transitie
  • Huidige fase Herziening
  • Doelfase Publiceren
  • Notitie De laatste transitie naar publicatie.
• Tabblad Transitieacties
  • Status speciaal - Niets geselecteerd -
  • Publicatiestatus Gepubliceerd
• Tabblad Melding
  • Stuur melding Ja Ontvangers moeten Systeem e-mails ontvangen ingeschakeld hebben om e-mailmeldingen te ontvangen.
  • Aanvullende berichttekst Een commissiedocument is gepubliceerd en is nu beschikbaar om te bekijken.
  • Gebruikersgroepen Commissie
  • Gebruikers Een alternatief voor het gebruik van Gebruikersgroepen.
• Tabblad Rechten
  • Secretaris Stel Transitie uitvoeren in op Geweigerd.

Publiceren naar Herziening

Dit is een wijziging van Publiceren terug naar Herziening. Is dit echt nodig? Een gepubliceerd artikel kan nog steeds bewerkt worden door de Secretaris of Voorzitter. Misschien is een commissiedocument met gevoelige gegevens per ongeluk gepubliceerd.

Indien nodig, maak een Transitie vergelijkbaar met de transitie Herziening naar Publiceren maar met de Fases omgekeerd, de Transitieacties / Publicatiestatus ingesteld op Gedepubliceerd en een algemeen bericht bij Aanvullende berichttekst.

Archiveren

Dit is de transitie die wordt uitgevoerd wanneer een commissiedocument niet meer nodig is. In de workflow blijft het in de fase Publiceren, maar de Status van het artikel wordt gewijzigd van Published naar Archived.

• Naam Archiveren
• Tabblad Transitie
  • Huidige fase Publiceren
  • Doelfase Publiceren
  • Notitie Wijzig itemstatus van Published naar Archived.
• Tabblad Transitieacties
  • Status speciaal - Niets geselecteerd -
  • Publicatiestatus Gearchiveerd
• Tabblad Melding
  • Stuur melding Nee Dit is geen transitie die actie vereist.
• Tabblad Rechten
  • Secretaris Zet Transitie uitvoeren op Geweigerd.

Een Nieuwe Categorie Maken

• Titel Commissie
• Workflow Selecteer Commissie Workflow uit de lijst Workflows.
• Rechten
  • Auteur, Redacteur en Uitgever: Allemaal ingesteld op Niet toegestaan of gelaten op Niet toegestaan (overgenomen).
  • Commissie: Allemaal gelaten op Overgenomen.
  • Voorzitter: Alles behalve Verwijderen ingesteld op Toegestaan.
  • Secretaris: Alles behalve Verwijderen en Status bewerken ingesteld op Toegestaan,

Een Menu-item Maken

• Titel Commissiedocumenten
• Menu-itemtype Categorielijst
• Kies een Categorie Commissie
• Toegang Commissie

Controleer de Website

Log beurtelings in als Alice, Bob, Charlie en een Super Gebruiker om te zien wat zij kunnen zien:

Alice, Bob en Charlie kunnen het menu-item zien, maar niemand anders, zelfs geen Super Gebruiker. Na het selecteren van het menu-item kunnen Alice en Bob een tabel zien van Commissiedocumenten, inclusief die nog niet gepubliceerd zijn. Charlie kan alleen een tabel zien van gepubliceerde Commissiedocumenten of een verklarend bericht als er geen gepubliceerd zijn.

Alice en Bob kunnen ook een Bewerk-link zien voor elk artikel en een knop Nieuw Artikel. Deze wordt meestal door Bob gebruikt om een Commissiedocument te maken, maar Alice kan dat ook doen.

Een Commissiedocument Maken en Publiceren

• Log in als Secretaris en selecteer de knop Nieuw Artikel op de pagina Commissiedocumenten.
• Vul de tekst in en klik op Opslaan. Dit kan over meerdere bewerksessies gebeuren, mogelijk verspreid over meerdere dagen of weken. Het artikel blijft Gedepubliceerd en in de fase Concept totdat...
• Selecteer het tabblad Publiceren in het bewerkformulier en zet de Workflow Fase op Transitie Concept/Herziening uitvoeren.
• Selecteer Opslaan & sluiten om de transitie uit te voeren.
• Het werk van de Secretaris is voor nu voltooid en er is een bericht gestuurd naar de Commissievoorzitter.
• De Voorzitter logt in, controleert het document dat klaar is voor Herziening en gebruikt de transitie Herziening/Publiceren om het document Gepubliceerd te maken. Het werk van de Voorzitter is voor nu voltooid en er wordt een bericht gestuurd naar de commissieleden.
• Commissieleden kunnen inloggen en toegang krijgen tot het gepubliceerde document.